O Básico, se Feito, é Bom: Visão Geral de ERP
Não importa se você é cliente ou fornecedor de ERP (ou do seu ecossistema), não importa o tamanho da sua empresa ou segmento de negócio que atua, não importa nem a maturidade das suas operações. Posso afirmar, com um grau bem elevado de certeza, que a sua empresa de alguma forma está tendo alguma perda ou não está aproveitando algum possível ganho por não conhecer ou não aplicar adequadamente os pontos básicos do mundo dos ERP. E isso pode estar ocorrendo nos aspectos técnicos e/ou gerenciais.
Vamos falar um pouco sobre isso…
ERP = Enterprise Resource Planning
ERP = Planejamento de Recursos Empresariais
ERP = Sistema que suporta as principais operações das empresas
Tudo que está envolvido em manter as operações das empresas é um ERP ou está dentro de um ecossistema de ERP. Gestão Financeira, Ecommerce, Ferramentas de Pagamentos, Links de Internet, LMS (Learning Management Systems), Ferramentas CAD (Computer Aided Design), hardwares de leitores de código de barras e até mesmo o serviço de fornecimento de CEP dos Correios fazem parte desse mundo.
Só esse entendimento, por si só, já faz o “bolo” crescer muito. Estamos falando de algo gigantesco, e não aquele sistema que você pagou por uma taxa de implantação e mais uma taxa de suporte mensal ou ainda o sistema que você fornece no mercado.
Com essa visão ampliada quero te convidar a enxergar e analisar (dentro da sua realidade) de forma muito resumida alguns pontos vitais sobre tudo que está envolvido no mundo dos ERP.
Por que uma empresa precisa ter um ERP?
Numa visão simplificada de sustentação das operações das empresas, um gestor já entende de forma natural os benefícios deste investimento, mas quando destacamos os pontos envolvidos isso fica mais claro, como também fica mais fácil perceber o tamanho desses ganhos.
01) Para Melhorar as Tomadas de Decisão
Ter recursos de apoio às tomadas de decisão que utilizem dados padronizados, com metodologias de processamento conhecidas, com acesso facilitado e rápido e disponibilizado no formato que cada um precisa no seu nível de tomada de decisão… do Presidente ao Auxiliar Operacional… isso faz a total diferença nos negócios.
02) Para Ter Mais Produtividade
Um ERP adequado e bem implementado sempre traz ganhos de produtividade… SEMPRE.
Em alguns projetos de ERP vemos gestores reclamando que tiveram que colocar mais pessoas na operação depois da implantação do ERP, mas eles esquecem de mencionar (ou não percebem) que normalmente eles aumentaram em muito o volume de atividades feitas. Por exemplo, antes o Financeiro lançava um Contas a Pagar sem vínculo com nada e sem controle de nada e agora cada lançamento está gerando uma movimentação contábil, classificação financeira e alocação de centro de custo, bem como, cada tipo de pagamento tem regras de aprovação pré definidas.
Depois de uma implantação de ERP as empresas costumam ter mais capacidade de crescimento operacional sem necessidade de mais estrutura adicional.
03) Para Ter Dados Com Mais Qualidade
Uma operação que funciona basicamente com anotações em papéis e em planilhas eletrônicas têm riscos altos de terem problemas com as entradas, processamentos e saídas dos dados visto que elas não têm os recursos que os ERP têm de validação de dados, facilidade de análise, guarda centralizada e controla, acesso direcionado e agilidade de processamento.
04) Para Diminuir os Riscos Operacionais
Todos nós já percebemos que vivemos em ambientes profissionais cada vez mais complexos, mais dinâmicos, mais rápidos e com mais riscos intrínsecos… e isso só tende a aumentar.
Os ERP fazem com que todos os riscos envolvidos tenham melhor condições de monitoramento e controle, bem como tem situações que eles conseguem eliminar ou mitigar esses riscos.
Qual gestor de empresa não fica nervoso de ver o seu suado lucro indo embora em multas fiscais desnecessárias?
05) Para Operacionalizar de Forma Integrada
Os ERP trazem a vantagem das pessoas conseguirem enxergar o que acontece além das portas das suas salas. Elas começam a perceber que fazem parte de esteiras de processos e que impactam e são impactadas por outras pessoas.
Essa visão de fazer parte do todo traz ganhos monetários e não monetários bem significativos.
Quais opções eu tenho para ter/vender produtos e serviços no Mundo dos ERP?
01) Falando de Produtos…
Certamente existe espaço para que várias possibilidades de obtenção de produtos (ERP, Sistemas Especialistas e Softwares de Produtividade), entre elas podemos destacar o Desenvolvimento Sob Encomenda (com o código fonte exclusivo, não exclusivo ou parcialmente exclusivo), Produtos Open Source (com várias modalidades), Sistemas Gratuitos (com vários modelos de negócio), Sistemas Entregues como Serviços – SaaS (de várias formas), Sistemas com Licenças Vendidas (de várias formas) e Sistemas Desenvolvidos de Forma Coletiva (de várias formas).
Eu cansei de ver empresas que compraram projetos de ERP com um modo de licenciamento que não a beneficiaram (e isso era negociável); bem como ví vários fornecedores de sistemas dentro dos ecossistemas de ERP que poderiam ter um sucesso muito maior se repensassem as suas formas de entrega e os seus modelos comerciais associados.
02) Falando de Serviços…
Existem perguntas existenciais que a humanidade precisa responder: de onde viemos, para onde vamos e como ter serviços bons de ERP com custos viáveis… como essas respostas fazem falta!!!
Os serviços fazem a total diferença em todo o ciclo de vida dos ERP nas empresas e em todos os negócios dentro do Mundo dos ERP.
Entretanto o que mais vemos são serviços sendo executados com grande dependência de quem o faz, serviços entregues dentro de padrões que não são alinhados com as necessidades de quem precisa deles, falta de opções de pacotes de serviços, serviços mal desenhados, serviços com custos fora de contextos (custos altos ou baixos demais) e serviços entregues sem entender todos os riscos envolvidos.
Apesar dos grandes avanços das técnicas de gestão de projetos e de entregas de serviços, ainda encontramos um volume bem preocupante de entrega de serviços que não conseguem atingir os objetivos a que se dispõem.
Quais estruturas básicas nos ERP são relevantes?
01) Multi Empresa e Multi Unidade de Negócios
Mesmo conceitualmente simples, esse é um ponto que vários profissionais têm dificuldades em entender na prática.
Multi Empresa significa que dentro de uma única instalação de ERP eu posso ter empresas muito variadas operando (Ex.: Clínicas Médicas, Restaurantes e Funerária), com visões e operações separadas e agrupadas e com facilidades operativas quando são convenientes… troca de recursos financeiros entre empresas com automações fiscais, ações coletivas de compras de materiais/serviços, entre outros.
Multi Unidades de Negócio significa que nesta instalação de ERP as operações são de um único negócio principal, mas pode ter várias unidades (Ex.: Lojas de Sapatos com um Estoque central). Da mesma forma tem possibilidades de ter visões e operações separadas e agrupadas e com facilidades operativas.
Em vários momentos eu vi empresas que precisavam de um ERP Multi Empresa e tinham um ERP Multi Unidades de Negócios; também ví vários ERP de mercado que deixavam vários bons recursos necessários de Multi Empresa/Multi Unidade de Negócios fora do seu sistema… em muitos desses casos isso ocorreu porque eles nem perceberam os impactos dessas funcionalidades.
02) Multi Almoxarifado
“Meu ERP é multi almoxarifado porque consegue abrir e operacionalizar mais de um almoxarifado ao mesmo tempo”… ok, isso é um bom início.
Um ERP Multi Almoxarifado precisa poder abrir inúmeros (ou inifinitos) almoxafifados (e não somente até 9 almoxarifados, como tem no mercado), cada almoxarifado tem que poder estruturar as suas posições de forma diferente, precisa ter restrições de estoque de forma diferente, precisa poder trabalhar com políticas de inventário de forma separadas e/ou agrupadas, precisa trabalhar políticas de estoque de forma separada e/ou agrupada, precisa conseguir usar metodologias de trabalho de forma separada e/ou agrupada e ter automações entre os almoxarifados.
Infelizmente a grande maioria dos ERP de mercado pecam em um ou mais pontos desses.
03) Multimoedas
“Meu ERP consegue trabalhar com operações em Dólar ou Euro.”… Ok, isso também é um bom início.
Um ERP Multimoedas precisa ter a capacidade de criar suas próprias moedas, ter recursos facilitados de atualização de câmbios, ter parametrizações de câmbios por operações, ter opções financeiras e contábeis de uso de moedas diferentes da moeda nacional, ter a possibilidade de ter mais de uma moeda nacional e ainda ter a possibilidade de trabalhar com mais de uma moeda simultânea por transação.
Fiz um projeto bem legal de avaliação de performance de compradores de uma fábrica com a utilização de Moeda Plástico e Moeda Papelão nas análises de compras… pense nas possibilidades!!!
04) Multi Idiomas
Isso vai além da possibilidade de ter o seu ERP operando em Inglês ou Espanhol… também está envolvido o “como” é feito isso.
Podemos operar sistemas Multi Idiomas que precisam ser compilados em vários idiomas, e isso, por sí só já muda o conceito… é um sistema compilado em vários idiomas e não multi idiomas, e podemos ter sistemas que trabalham com dicionários abertos de dados onde você pode operar, numa única instalação, com mais de um idioma simultaneamente.
Cabe lembrar que esse recurso não é somente interessante quando você precisa operar com outro idioma. Mudanças específicas de nomes são muito úteis em vários casos, tais como: Pedidos de Compras em alguns casos são Licitações; Material Reservado pode ser Material Empenhado; etc.
05) Multi Estruturas
Estrutura hierarquizada ou projetizada? Ou ambas em partes diferentes da empresa?
Vários negócios precisam viver com estruturas variadas nas suas operações e com isso precisam que tudo flua por áreas de negócio, funções operacionais, projetos (programas e portfólios) e/ou contratos.
Ter a capacidade de estruturar as operações de forma variada traz vantagens únicas para as empresas.
Infelizmente muitos ERP de mercado ainda não conseguem sair das funções operacionais.
Estruturas técnicas são relevantes? Sim!!!
01) Cliente/Server e/ou Web
“Seu ERP é Web? Eu só aceito assim!”
A frase acima está sendo dita com uma frequência cada vez maior, e, apesar dos sistemas web estarem se tornando o padrão do mercado, isso não significa que os mesmos estão sendo bem feitos, que são efetivamente melhores que os cliente/server e que as suas estruturas não trarão impactos negativos… depende de muita coisa.
Não há dúvidas que a comodidade de um sistema web é fantástica. Basta entrar num link no browser, colocar um login/senha e voilá, as operações se iniciam… pode estar no seu desktop, notebook, tablet ou smartphone.
Já no ambiente cliente/server ficamos restritos a máquina que está o cliente, temos dificuldades nativas de usar outros devices e vários fatores podem afetar as operações, inclusive as atualizações do cliente.
Existem várias formas de uso de infraestrutura de TI para mitigar eventuais efeitos negativos de uma estrutura cliente/server… existem vários potenciais problemas de infraestrutura de TI (como acesso a internet, por exemplo) para dificultar a operação com uma aplicação web.
O mundo Web é o destino no momento, mas quanto tempo esse caminho vai durar para chegar a esse destino de forma a garantir a entrega de todas as vantagens das aplicações cliente/server é uma pergunta que não sei responder.
02) Administrar bem um ERP é preciso
A modelagem de um ERP precisa permitir que o mesmo seja administrado com regras e processos com amplas possibilidades de adaptação, monitoramento e controle, bem como ter a possibilidade de parametrizá-lo com alta granularidade.
Essa composição é fundamental e faz uma completa diferença no dia a dia.
Não dá para não conseguir fazer migrações facilitadas de funções nas férias dos colaboradores, de não conseguir trabalhar de forma nativa ambientes de teste e nem de conseguir definir claramente como um assistente financeiro vai trabalhar… esse assistente financeiro só pode efetuar contas a pagar dos contratos A e D nos valores até R$25.000,00 e todos os valores da empresa XYZ do grupo, por exemplo.
03) Servidor de Banco de Dados não é somente um repositório de dados… não deveria ser.
Muitos fornecedores de ERP consideram os bancos de dados como sendo um repositório de dados para as suas operações com os seus sistemas.
Muitos clientes de ERP consideram os bancos de dados como um “mal necessário” que é usado pelo ERP para facilitar a guarda dos seus dados.
Mas poucos… muito poucos, conseguem enxergar os seus bancos de dados como um conjunto de funcionalidades que podem trazer vantagens únicas para operações de ERP que tem as suas limitações.
Certamente ter boa performance, escalabilidade, estabilidade e facilidade de administração são fatores relevantes nos bancos de dados… e que alguns fornecedores de ERP estragam isso com engenharias de sistema que deixam a desejar, mas os recursos complementares de extração, importação e análise de dados que muitos servidores de bancos de dados têm, bem como a possibilidade de criar e implementar fluxos de trabalho são recursos fantásticos se forem bem utilizados.
04) Flexibilidade na camada de negócios
“Meu negócio é único… ninguém faz o que fazemos e precisamos de um ERP que nos entenda.”… Como escuto essa frase dos clientes de ERP.
“Meu sistema funciona assim. Qualquer mudança é só fazer um ajuste na camada de negócio.”… Já essa frase é usada cada vez mais pelos fornecedores de ERP.
Todos eles querem e se baseiam na possibilidade de mudar facilmente a camada de negócios incorporando, suprimindo ou alterando processos e aplicações de regras de negócio, e certamente isso é bom e está acontecendo.
Seja com recursos nativos de mudança na camada de negócios, com camadas específicas de desenvolvimento fora do kernel e/ou com um BPMS (Business Process Management Systems) incorporado no sistema, vemos possibilidades cada vez mais interessantes e agregadoras de valor sendo disponibilizadas… elas são boas.
Os problemas aqui são bugs que estão ocorrendo nestes recursos, escalabilidade ainda baixa (mas crescendo) e muita dificuldade operacional de explorar esses recursos.
Só tende a melhorar.
05) A usabilidade do sistema tem grande impacto
Ter que clicar em 7 lugares para fazer uma atividade que poderia ser feito em 3 cliques num primeiro momento pode não parecer algo significativo, mas quando você faz isso algumas dezenas de vezes durante o dia, e isso vai ocorrer por anos, este fato passa a ser relevante.
Ter várias possibilidades de navegação dentro do mesmo sistema, além de complicar a manutenção dele também traz um grau maior de dificuldade de orientar novos usuários, bem como gerar dúvidas nos usuários já acostumados com o sistema.
A experiência do usuário do sistema está melhorando, mas esta melhora precisa ser amplificada.
Estão gritando aos quatro cantos da Terra: Estamos na Era da Simplicidade!!!
Comentários Finais
Certamente poderíamos estender a nossa conversa aqui por mais algumas páginas, mas o foco está no básico… o básico, se feito, é bom… e os pontos que conversamos aqui são os pontos básicos para o entendimento do Mundo do ERP e os seus impactos.
Clientes e Fornecedores de ERP, às vezes dedicar um tempo para pensar nos pontos básicos gerais dos ERP pode lhes trazer insights muito bons de produtividade, qualidade, riscos e oportunidades.
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Visão Geral de ERP – *Evento gratuito*
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Mãos e Mentes à Obra!!!
Mauro Oliveira | Consultor especialista ERP | linkedin.com/in/maurooliveiraonline/