O Básico, se feito, é bom: Ecossistemas de ERP
O poeta já nos ensinou que “nenhum homem é uma ilha”, e nós aprendemos por vivência, observações e muita lógica que isso também se aplica ao mundo dos ERP.
O ERP (sistema) é um pedaço importante, mas é um pedaço de tudo que está envolvido na necessidade de uma empresa para operacionalizar os seus processos e dar vida às suas regras de negócio.
Softwares, hardwares, serviços, conteúdos e infraestrutura de TI são os elementos dos ecossistemas de todos os ERP.
Falhe ou desequilibre um ou mais pontos desses em qualquer etapa do ciclo de vida de um ERP e você terá resultados que podem ser desastrosos… podendo chegar até a necessidade de abandonar um ERP (mesmo um bom ERP).
Vamos falar sobre isso!!!
Entendendo os Impactos dos Ecossistemas de ERP
Quando efetuamos qualquer análise sobre ERP nos seus momentos de ciclo de vida, precisamos aceitar que estamos falando de uma situação complexa, com várias possibilidades de composições e que tudo que está relacionado a ele tem os seus impactos seja você cliente ou fornecedor desse mundo.
Não é à toa que a palavra de ordem atual do mundo dos ERP é “Simplificar”. Até mesmo microempresas podem ter bons desafios de simplificação mantendo a função na montagem e operação dos seus ecossistemas.
Vamos ver um exemplo:
A Confeitaria XYZ é uma pequena loja focada em doces e salgados que opera com 8 funcionários. Eles compram, produzem, vendem, entregam (no balcão e nas casas dos clientes).
Na sua pequena operação eles têm um PDV (hardware, software, serviço, conteúdo e infraestrutura de TI) com caixa de dinheiro automático (hardwares e infraestrutura de TI), usando leitores de códigos de barras e impressoras de cupons (hardwares e infraestrutura de TI), tendo balança (hardware, software, conteúdo e infraestrutura de TI) para precificar alguns produtos.
Na retaguarda, que engloba Compras, Estoque, Produção e Administrativo, há dois notebooks de trabalho (hardware e infraestrutura de TI) acessando o ERP na nuvem (serviço e infraestrutura de TI) além de planilhas eletrônicas (software) e executando operações bancárias na web (serviço, conteúdo e infraestrutura de TI).
Nas operações de vendas fora do balcão eles usam Whatsapp (hardware, serviço e infraestrutura de TI) com uma aplicação de cardápio digital (sistema e conteúdo), vende pelo Facebook/Instagram (serviço, conteúdo e infraestrutura de TI) e pelo IFood (serviço, conteúdo e sistema) integrado ao PDV. A entrega ocorre pelos entregadores do IFood (serviço e conteúdo) e pelos funcionários com uma aplicação de entrega (sistema e conteúdo) dentro do celular (hardware e infraestrutura de TI).
A pequena loja mantém um wifi (infraestrutura de TI) para os clientes e para as atividades.
Mensalmente os proprietários coletam e tratam informações do ponto eletrônico (hardware, sistema, conteúdo e infraestrutura de TI), montam e enviam arquivos para a contabilidade externa (serviço e conteúdo) e fazem uma análise de toda a operação (sistema e conteúdo).
Desde a seleção do projeto de ERP os proprietários contaram com um técnico contratado (serviço) de apoio, além de contar com a mão de obra interna e dos fornecedores (serviço e conteúdo), e depois de implantado precisa do suporte (serviço e conteúdo) de todos os fornecedores, onde cada um tem seu modelo de entrega diferente.
E só conversamos sobre uma pequena empresa com baixa complexidade, sem contar que poderíamos aumentar, em muito, as variáveis envolvidas neste mesmo exemplo.
Imagina todos os pontos envolvidos e todas as possibilidades de ter problemas e definições ruins nos ecossistemas de ERP. Imagina tudo que está envolvido em operações complexas. Agora coloca nesse bolo as pressões envolvidas nas tomadas de decisões relacionadas aos ecossistemas de ERP e a falta de conhecimento sobre o assunto.
Agora me responda com profunda honestidade:
As pessoas envolvidas na sua empresa estão realmente preparadas para lidar com tudo que está envolvido nos ecossistemas de ERP?
A sua empresa (e as suas atividades) já tiveram problemas e/ou perderam boas oportunidades por problemas/baixa performance do seu ecossistema de ERP?
Você, até o presente momento, consegue entender todos os impactos do ecossistema de ERP nas suas operações?
A grande maioria das pessoas vai responder essas perguntas com um pouco de dor no coração.
É preciso enfatizar uma coisa aqui… isso também inclui os profissionais que atuam no mundo dos ERP.
Muitas das vezes, apenas lidar com o básico já consegue bons resultados
O Básico dos Sistemas
Tirando o próprio ERP, que tem a função de ser uma grande plataforma de integração de tudo, nós lidamos com dois grupos de sistemas: Sistemas Especialistas e Softwares de Produtividade.
01) Os Sistemas Especialistas Fazem os Processos Acontecerem
CRM (Customer Relationship Management), FSM (Field Service Manager), AFV (Automação de Força de Venda), Sistema de Folha de Pagamento, BSC (Balanced Scorecard), Emissor de Nota Fiscal Eletrônica, e todo e qualquer sistema que carrega boas práticas de processos fazem parte desse grupo.
Em essência, os Sistemas Especialistas são feitos para suprir deficiências diretas dos ERP para um determinado contexto.
Isso aumenta em muito todas as possibilidades envolvidas no uso de um determinado ERP numa determinada empresa, seja no momento da aquisição, na implantação ou durante anos (décadas) de pós-implantação.
Para os clientes de ERP, o grande segredo desse tipo de recurso é identificar pontos de melhorias nas suas operações que o seu ERP atual não cobre e ver possibilidades com Sistemas Especialistas no mercado.
Já para os fornecedores de ERP, esse recurso é fantástico e ter a composição ideal de oferta para os seus segmentos de trabalho e possibilidades facilitadas de integrações (com normalização dos dados) com os principais Sistemas Especialistas do mercado pode gerar resultados comerciais e operacionais que você nem imagina.
02) Softwares de Produtividade facilitam a vida de todos
BI (Business Intelligence), BPMS (Business Process Management Systems), CAD (Computer Aided Design), Planilhas Eletrônicas, Editores de Texto, Geradores de Relatórios, Chat, Assistente Eletrônico, RPA (Robotic Process Automation), e todo e qualquer software que possibilite que ações e análises sejam feitas ou facilitadas pertencem a este grupo… é um grupo gigantesco!!!
Estamos falando de ferramentas de trabalho que têm atuações específicas, mas que não vêm com processos embarcados.
Isso potencializa as ações diretas dos ERP. Em muitos casos os vemos como “uma solução em busca de problemas”.
Os clientes dos ERP, na sua grande maioria, trabalham com eles sem integração com ERP e/ou tem muitas dificuldades de perceber as potencialidades envolvidas… os adoradores das planilhas eletrônicas que me diga. Já cansei de ouvir “eu não tinha a menor ideia que podia fazer isso com essa ferramenta”.
E os fornecedores de ERP, que deveriam dominar essas ferramentas e orientar os seus clientes em relação as suas potencialidades, acabam se isentando disso e não ajudando os seus clientes na interação com elas (as ferramentas)… fornecedores de ERP: assumam a existência dos softwares de produtividade e os utilize nos seus processos com os clientes. Todo mundo ganha com isso.
O Básico dos Hardwares
De uma maneira em geral, precisamos lidar com hardwares relacionados com inputs de dados (leitor de código de barras, QR Code, RFID, sensores térmicos, sensores visuais, etc), outputs de dados (impressoras comuns, 3D, térmica, dashboard, etc) e com executores (acionadores de máquinas, empacotadoras automáticas, etiquetadoras automáticas, etc.).
Em todos esses casos a situação é a mesma: qual a especificação adequada do hardware? Qual a sua localização? Quantos devo ter?
Quantas vezes erros em alguma das perguntas acima gerou transtornos enormes.
Numa determinada operação de logística de uma fábrica, percebi o desespero das equipes das docas de expedição de produtos acabados e logo vi que o problema estava na impressora de etiquetas. Só tinha uma (passamos para 5) e estava localizada longe da operação… e isso ficou por anos antes de eu mudar a configuração. Comparado aos investimentos, os ganhos foram enormes.
O Básico da Infraestrutura de TI
Aqui estamos falando de uma composição de necessidades bem específicas e bem técnicas que precisam ser trabalhadas no momento certo e com todo o cuidado para compor o todo… é parecido com a afinação de um piano.
Servidor de aplicação, servidor de dados, servidor de mensageria, rede (física e lógica), nuvem, serviços gerenciados, sistemas operacionais, estações de trabalho, smartphones, links de internet, segurança das informações, etc.
De acordo com cada perfil do ERP e das operações dos clientes dos ERP, essa estrutura precisa ser equacionada. Os clientes dos ERP são os responsáveis direto disso, mas os fornecedores de ERP precisam orientá-los bem, sem contar que as suas entregas de sistemas precisam ter a menor necessidade possível de performance e baixo risco de problemas.
Perdi a conta das vezes que vi impactos negativos nas operações das empresas por causa desse ponto.
O Básico dos Conteúdos
Os conteúdos são o “sangue” dos ERP, seja nos dados transacionais, nos resultados das operações, nos cadastros e até nas informações contidas nas parametrizações. Os conteúdos não geram os movimentos, eles são os movimentos.
Isso acontece nas transações diretas nos ERP e com todas as interações nos seus ecossistemas de ERP, e nisso encontramos os pedidos dos e-commerces, automação de informações fiscais entre empresas, atualização do câmbio de moedas, na inserção/atualização dos CEPs e até mesmo nas informações de livros. Teve um projeto de ERP que decidimos comprar livros sobre conceitos de tudo (PCP, gestão de estoques, gestão financeira, etc.) e distribuímos para todos com a premissa que eles deveriam estudar todo o material antes de começarmos a implantação. Como isso ajudou no projeto!!!
Na visão básica, todas as operações nos ecossistemas de ERP precisam garantir a normalização dos conteúdos, a sua operação sem risco (ou com eles mitigados), com capacidade de escala, com custos razoáveis e dentro do prazo adequado.
Clientes dos ERP, entenda o valor dos conteúdos nas suas operações levando em conta tudo o que eu disse acima.
Fornecedores de ERP, garanta acesso mais facilitado possível aos dados que você possa facilitar, crie meios de validação dos dados e garanta a estabilidade das operações dos dados.
O Básico dos Serviços
Serviço está em todos os lugares dentro do mundo dos ERP. Na venda consultiva (determinando escopo de projeto e fazendo provas de conceito), nos serviços diretos de implantação de ERP, nas modelagens de integrações de sistemas, nas execuções das migrações dos dados, nas customizações dos sistemas, nas auditorias de implantação do ERP, nas modelagens dos processos As-Is e To-Be, nas consultorias de conceitos de negócio, nas terceirizações de contabilidade e folha de pagamento, nos tratamentos dos documentos, nos temidos serviços de suporte (dá até arrepio), etc.
São nos serviços que muitas das vezes encontramos os caminhos do sucesso ou do fracasso de um ERP dentro do seu ciclo de vida.
Cabe aos clientes dos ERP entender o grande valor associado aos serviços e dimensionar bem o que seu negócio precisa ter (e não somente o que você quer) para conseguir o escopo definido. Economizar demais aqui pode gerar grandes prejuízos em outros momentos.
Neste caso o conhecimento sobre o assunto e o bom senso pesam muito.
Cabe aos fornecedores de ERP serem plenamente honestos com os seus clientes e dizerem quais serviços são realmente necessários para eles e não passar/induzir uma definição muito inferior da real necessidade para não “assustar” os clientes com os investimentos envolvidos e depois renegociar tudo no meio da implantação ou depois de um golive muito menor do que o desejável.
São vocês (fornecedores de ERP) que detém… ou deveriam deter… o conhecimento principal sobre tudo relacionado aos ecossistemas do seu ERP.
Conclusão
Os ERP nasceram de uma “colcha de retalhos” costurada com tecnologia e hoje em dia continuam sendo essa mesma “colcha de retalho” costurada com tecnologias mais elevadas e modeladas de várias formas.
A grande diferença é que sabemos de forma mais clara o que é que estamos falando e o seu valor para os negócios.
E da mesma forma que as “colchas de retalhos”, podemos construir, operacionalizar, remodelar e ressignificar tudo que está envolvido na entrega dos ERP aos seus clientes finais, mas tem que ficar bem claro que isso é um trabalho de todos os envolvidos, e não somente um lado.
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Mãos e Mentes à Obra!!!
Mauro Oliveira | Consultor especialista ERP | linkedin.com/in/maurooliveiraonline/