Nesse momento espero que você já tenha percebido que os ERP não costumam ser os grandes vilões da história da produtividade nas empresas (às vezes são). Sendo assim, fica mais fácil você começar a entender como o ERP torna as empresas mais produtivas.
01) Fazendo Mais Coisas Que Não Faziam Antes
Já ouvi muitos gestores de empresas dizerem que só queriam ter um novo ERP para fazer as mesmas coisas que eles faziam antes, porém de forma mais sistematizada, mais rápida e mais segura. Depois da implantação, esses mesmos gestores falavam que conseguiram exatamente isso, mas mesmo assim não conseguiam ver a produtividade do sistema.
Durante muito tempo eu acreditei que esses gestores estavam se fazendo de loucos, mas depois eu percebi que eles simplesmente não conseguiam enxergar tudo que ocorreu ali.
Ao implantar o ERP uma série de recursos de monitoramento e controle foram criados e passaram a ser utilizados, a sistematização dos processos exigia que a empresa trabalhasse de forma mais integrada e tudo que uma pessoa fazia tinha o seu impacto percebido por outra pessoa da equipe, uma série de novas atividades e de processos foram criadas e muitas atividades foram automatizadas. E mesmo fazendo muito mais que antes da implantação, era fácil perceber que as pessoas estavam mais produtivas.
02) Fazendo as Mesmas Coisas (e Muitas Outras Coisas) Só Que Mais Rapidamente
Quando você emitia uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) manualmente e outra pelo ERP você conseguia perceber a diferença do trabalho que dava e do tempo alocado para executar a atividade; quando você vai fazer a análise de custos por um ERP e por uma planilha eletrônica também percebe isso, mas muitas vezes, com base no volume de atividades que a empresa tem, e as competências necessárias para realizá-las, mesmo que você tenha ganhos de performance, você não consegue reduzir, de imediato, o número de funcionários que você gostaria.
Em alguns projetos de ERP vemos reduções pequenas no número de funcionários, mas na maioria dos projetos, vemos estruturas montadas capazes de escalar em várias vezes o seu volume de atividades com pouco ou nenhum aumento de pessoal. Esse tipo de produtividade é difícil de perceber sem uma mensuração apropriada.
03) Deixando de Fazer Coisas Que Eram Necessárias
Aquele controle de lote de produto em cada movimentação de estoque na ficha manual KARDEX agora é automatizado no ERP; aquela necessidade de levar um registro de nota de recebimento de materiais para o Controle da Qualidade agora é feito de forma automática pelo ERP (e sem o problema do documento sumir na papelada da mesa) e todas as outras dezenas ou centenas de pequenas tarefas não precisam ser mais feitas e isso, multiplicado pelo volume de funcionários envolvidos e multiplicado pelos anos de trabalho são ganhos enormes para as empresas.
04) Deixando de Fazer Coisas Que Eram Desnecessárias
Durante a implantação ou nas reimplantações de um ERP, indiferente do método que você for utilizar, você sempre acaba fazendo uma avaliação de valor dos processos atuais (AS-IS) e dos processos projetados (TO-BE).
Nesse caso é comum achar um volume significativo de atividades que eram completamente desnecessárias para a operacionalização da empresa, até mesmo antes de informatizá-la adequadamente.
São os egos e os medos das pessoas ganhando espaço no dia a dia, e nos projetos de ERP fica mais fácil diminuir ou acabar com eles.
05) Fazendo as Coisas Certas
Antes de mais nada, quero deixar claro que não estou afirmando que as empresas que usam ERP fazem “as coisas certas” e as que não usam fazem “as coisas erradas”. O que quero dizer é que a probabilidade disso acontecer é grande.
Todos os erros operacionais são improdutividades. Se você vai usá-los para algum processo de aprendizado ou como base de melhorias, é outra história, mas, em essência, geram custos desnecessários para o negócio, e quando você tem um ERP adequado e bem implantado, suportando a sua operação, a quantidade de erros operacionais é muito menor.
Quantas vezes eu conversei com gestores de empresas que faziam o seu estudo de fluxo de caixa em planilhas com premissas completamente erradas, em outros casos simples análises de ABC de materiais eram calculadas em planilhas com premissas fora das boas práticas.
Também já vi erros de parametrizações sendo feitos em implantações de ERP, mas fica mais fácil achá-los e alterá-los, sem contar que em vários pontos dos ERP vemos recursos sendo utilizados para evitar erros nos dados de trabalho. Tudo isso aumenta a produtividade da empresa.
06) Fazendo as Coisas no Momento Certo
Ao utilizar um ERP você está criando uma grade de informações que permeia por todos os processos e consegue saber exatamente o que cada um vez e quando. O simples fato das pessoas saberem que estão sendo monitoradas, e que os resultados dos seus trabalhos estão expostos, faz as pessoas mudarem, e muitas das vezes para melhor.
Mauro Oliveira | Consultor especialista ERP | linkedin.com/in/maurooliveiraonline/